Plotkujesz w pracy? I dobrze! Nawet nie wiesz, jakie to ważne

Godzina 8 rano, dzień jak co dzień. Już w windzie spotykam Anię z trzeciego piętra. Cześć, Aniu, co słychać? – rozpoczynam rozmowę. „W porządku, dziś ważny dzień, bo robimy prezentację dla klienta”. O coś nowego? – dopytuję. Ania: tak, ruszamy z nowym projektem…

A potem krótko opowiada mi co, jak i dla kogo. Potem każda wysiada na swoim piętrze. Zanim dotrę do biurka, po drodze dowiaduję się jeszcze, że Jola ma słabszy dzień, źle wygląda. Tomek, nie przyszedł do pracy, ostatnio mówił, że nie wyrabia z obowiązkami. A manager, szybko zagaił, że dziś powinniśmy dostać ważną odpowiedź od kluczowego klienta. Tyle informacji, a poranna kawa w kuchni wciąż przede mną.

Tak było przed pandemią. Dziś wstajemy rano, niespiesznie (co jest dużym plusem home office) robimy sobie poranny prysznic, ogarniamy dzieci do szkoły, zjadamy wspólne śniadanie, każdy rusza do swoich obowiązków. Jeszcze kawa, samotnie zrobiona i samotnie wypita. Jest godzina 8.00, otwieramy maila, spływają bieżące informacje o zadaniach, sprawach do załatwienia i pilnych projektach. W ręku pusty kubek po kawie, pierwsze maile przeczytane, ale poza swoimi zadaniami nie wiem nic więcej. Robi się jakoś nudno, mniejszy zapał do pracy i słabszy nastrój, nie ma się czy zainspirować.

Dyskusje kuluarowe, plotki, rozmowy o tak zwanym „niczym” to powody, dla których ludzie tęsknią dziś za biurem. Zmora szefów i liderów, bo często wiele plotek rodziło wiele konfliktów i nieporozumień, dziś okazuje się tęsknotą za codziennością. Nie wiemy co słychać w firmie, poza oficjalnymi komunikatami które jak wiadomo nie są aż tak entuzjastyczne, jak żywe emocje przy opowieściach kolegów z pracy. Brak informacji to też informacja, ludzie snują domysły, ale ciężko je weryfikować. Oddalają się od kolegów z zespołu, ludzi z różnych działów i samej firmy. Rozmawiamy tylko z tymi, których sobie wybierzemy, a nie przypadkowo spotkanymi. Mamy mniej szans na inspirowanie się od innych, szczególnie tych z innych działów, o innych poglądach i innym spojrzeniu na funkcjonowanie firmy. Nasza tożsamość firmowa to też te rozmowy nieformalne i różnorodne podejścia. Co się dzieje kiedy ich brak? Za czym najbardziej tęsknimy?

Zmęczeni byciem online

Człowiek od czasu do czasu chce wiedzieć, widzieć i słyszeć więcej. Co u kogo słychać, co ciekawego dzieje się w firmie, kto z kim przystaje i kogo nowego mamy na pokładzie. Niestety praca zdalna mocno utrudnia nam tą rolę. Trudno jest przypadkowo natknąć się na jakąś ważną informacje, zobaczyć jaki ma humor nasz szef i zrozumieć dlaczego nasza organizacja podejmuje jakieś decyzje strategiczne nie widząc szerszej perspektywy. Tęsknimy za wspólną kawą w kuchni, poznawaniem nowych osób, szybkimi wspólnymi posiłkami, po prostu na byciu razem choć przez chwilę. Pomimo, że nowoczesne technologie zewsząd oferują nam nowe formy kontaktu, nowe aplikacje, my wciąż je oswajamy. Na początku pandemii wszyscy rzuciliśmy się na wirtualne kawy, wirtualną pizzę, wirtualne spotkania, ale z czasem zaczęliśmy być zmęczeni byciem ciągle online. Czuć było, że jednak rozmowa się nie klei i zaczyna brakować tematów.

Taki brak przepływu informacji, potrafi źle wpływać na morale pracowników. Ci którzy mają wysoką potrzebę społecznego kontaktu z innymi, czują się niespełnieni. Jak i ci którzy trzymali się raczej z dala od takich nieformalnych rozmów, oni jeszcze bardziej skryli się w sobie. Nikomu nie jest z tym dobrze. Efekty już są widoczne. Pracownicy są efektywni choć przy spotkaniach zespołowych czujemy, że jakoś tak z dystansem opowiadają o zadaniach, projektach. Small talki na początku spotkań online wydają się wymuszone, czuć skrępowanie i każdy chce szybko to zakończyć. Niby zapraszamy współpracowników do własnych domów, na kamerce widać nasze salony, sypialnie, gabinety, ale nie jest to oczekiwana, a raczej wymuszona wizyta. Nie czujemy się swobodnie. Okazuje się, że dwa zespoły równocześnie pracują nad tym samym, bo żaden nie zdążył się podzielić z innymi tym, co robi. Przychodzą komunikaty o nowym pracowniku, ale jest dla nas zbyt wirtualny. Coraz mniej mamy też wspólnych doświadczeń, co powoduje że zatracamy ten istotny obszar budowania więzi.

Testowanie nowej rzeczywistości

Obecnie organizacje stoją więc przed ogromnym wyzwaniem, jak dzielić się wiedzą w organizacji i stworzyć przyjazną przestrzeń do komunikowania się. Na pewno łatwiej jest tam, gdzie zespoły miały zbudowaną więź, znały się i częściej rozmawiali nieformalnie. Tam łatwiej o podtrzymanie tej relacji w systemie zdalnym. Trudniej jednak jest ludziom w nowych zespołach, z nowymi pracownikami, gdy dopiero budujemy kontakt.

To jest jak z randką przez internet, dobrze że możemy się poznać, wymienić informacjami na temat tego, co robimy, lubimy, czym się interesujemy, ale bez bezpośredniego kontaktu trudno jest mówić o trwałości tej relacji i odpowiadać na pytanie, czy warto dalej się angażować.

Co jest potrzebne do budowania przestrzeni do dyskusji, nieformalnych rozmów i tak zwanego plotkowania:

1. Zbudować bezpieczną przestrzeń – pracownicy będą chcieli rozmawiać w sposób otwarty wtedy, gdy stworzymy im bezpieczne środowisko, w którym nie ma negatywnych konsekwencji za wyrażanie własnych poglądów, jest akceptacja i poszanowanie do tego co robimy i co myślimy. Tu ogromna rola liderów do budowania takiej przestrzeni poprzez własną postawę.

2. Stosować otwartą komunikację – ryba psuje się od głowy, ważne jest więc aby wzmocnić liderów komunikacyjnie. Jeśli lider będzie dawał przestrzeń na swobodną dyskusję, zachęcał i nie oceniał, to pracownicy będą mieć większą śmiałość, by otworzyć się przed innymi. Kiedyś rozmawiając z jednym managerem usłyszałam, że po co on miałby się szkolić z komunikacji, skoro potrafi mówić? Odpowiedziałam, że jak zawsze nie chodzi o to, że coś robisz, ale żebyś robił to dobrze i świadomie. Słowami potrafimy kogoś nagrodzić i wesprzeć, ale też zranić i zdenerwować. Tym, co niesie zmianę w relacjach z pracownikami są właśnie słowa, gesty i postawa które stanowią o jakości komunikacji.

3. Inicjować dyskusję – wprowadzanie specjalnego czasu na swobodne, inspiracyjne rozmowy. Zachęcanie do tego by rozmawiać o pracy i nie tylko. Zrobić na przykład rozmowy tematyczne. Prezentacje dotyczące naszych pasji i zainteresowań. Im częściej będziemy to robić, tym łatwiej i lepiej będzie nam to wychodzić.

4. Dać narzędzia - wybór konkretnych komunikatorów, aplikacji powinien uwzględniać preferencje pracowników. Tak jak zawsze obowiązuje i tu złota zasada: nadmiar narzędzi może utrudnić, a nie ułatwić kontakty.

4. Zapytać ludzi- z mojej perspektywy kluczowy krok, przeprowadzić badanie w organizacji lub warsztaty facylitacyjne, na których uczestnicy wypracują rozwiązania na to, by zbudować przyjazną przestrzeń do komunikowania się i dzielenia się wiedzą.

5. Bawić się – wprowadzić elementy zabawy, gry które ułatwią lepszy przepływ informacji w organizacji. Dobra zabawa to podstawa swobodnej komunikacji i kreatywności. W trakcie gier można nie tylko dowiedzieć się czegoś nowego o innych ale i o firmie.

Praca zdalna jest ogromnym wyzwaniem dla relacji i budowania więzi. Jedno jest pewne, trzeba rozmawiać, rozmawiać i poszukiwać rozwiązań. Jesteśmy właśnie w fazie takiego testowania nowej rzeczywistości. Po drodze bądźmy dla siebie wyrozumiali, akceptujmy próby i doceniajmy wysiłki. Jak w książce mojej córki „Rózia rewelka inżynierka” autorka pisze „cudowny niewypał wspaniale się udał, choć zróbmy następny, tak dzieją się cuda”.